De werknemer, die het niet (meer) eens is met zijn functie-indeling c.q. functieomschrijving streeft eerst naar een oplossing van het bezwaar door goed overleg met zijn direct leidinggevende dan wel, bij het ontbreken van laatstgenoemde, de werkgever.
Hiertoe dient de werknemer een verzoek tot heroverweging van het indelingsresultaat en/of de functieomschrijving en de bijbehorende motivatie schriftelijk in bij de afdeling personeelszaken (c.q. de werkgever).
Na indiening vindt op initiatief van het bedrijf (personeelszaken of werkgever) in eerste instantie een gesprek plaats tussen de direct leidinggevende en de betreffende medewerker. De medewerker wordt binnen een maand na het overleg schriftelijk door de werkgever op de hoogte gesteld van de uitkomst van dit overleg.
Indien de leidinggevende achter het bezwaar staat of indien werknemer van mening is dat het gesprek met de leidinggevende niet tot een bevredigende oplossing heeft geleid, dan kan de bezwaarfase in gang worden gezet.