Referentiefuncties Open Teelten

Functiecategorie

Functieschaal

Leidinggevend


Zoeken op oude referentiefunctienamen

Kantoormedewerker

Kenmerken van de referentiefunctie

De kantoormedewerker komt voor in kleine en middelgrote agrarische bedrijven. De functiehouder is verantwoordelijk voor een breed pakket aan administratief-, secretarieel- en (licht) commercieel-ondersteunende werkzaamheden. Uitvoering van werkzaamheden wordt gestuurd door procedures, voorschriften en afspraken.

Organisatie

  • Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende
  • Geeft leiding aan: niet van toepassing
Resultaat­gebieden Taken Resultaatindicatoren
Informatie­voorziening
  • aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/meldingen;
  • verwerken van binnenkomende en uitgaande informatiestromen (e-mail, post, fax) door selecteren, ordenen, registreren en verzendklaar maken;
  • ontvangen van bezoekers door registreren van persoonsgegevens en informeren van zowel bezoeker als medewerker.
  • kwaliteit van informatievoorziening:
    • juistheid, volledigheid, tijdigheid;
    • gastvrijheid/representativiteit.
Secreta­riële en admini­stratieve onder­steuning
  • verrichten van werkzaamheden van secretariële aard, zoals:
    • redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages, notities e.d. conform aanwijzingen/concepten;
    • organiseren en regelen van bijeenkomsten en vergaderingen, opstellen van notulen;
    • bijhouden van archieven;
    • bijhouden van agenda en maken van afspraken;
  • verrichten van werkzaamheden van administratieve/registratieve aard, zoals:
    • verwerken van gegevens aan de hand van overzichten/lijsten en opstellen van overzichten;
    • voeren van eenvoudige registraties;
    • controleren van inkomende facturen en administratief verwerken van facturen/betalingen.
  • kwaliteit van uitvoering in termen van:
    • taalgebruik;
    • conform huisstijl;
    • geldende procedures, regelingen;
    • juistheid (inhoud ondersteuning);
  • tevredenheid contactpersonen;
  • volledigheid registraties;
  • aantal interne correcties achteraf;
  • tijdige verwerking.
Commer­ciële onder­­steuning
  • in ontvangst nemen van orders van klanten via de e-mail, telefoon, buitendienst of anderszins;
  • nagaan van commerciële condities/afspraken, inbrengen/overzetten van orders in/naar het (geautomatiseerde) systeem;
  • afstemmen met klant in geval van ontbrekende gegevens of afwijkingen in levering;
  • aanmaken en verzenden van orderbevestigingen;
  • in ontvangst nemen en registreren van klachten, opschalen van regelmatig terugkerende klachten naar de leidinggevende.
  • juistheid en tijdigheid orderverwerking;
  • compleetheid orders;
  • klanttevredenheid;
  • doeltreffendheid klachtbehandeling.

Bezwarende omstandigheden

  • Inspannende houding en eenzijdige belasting van oog- en rugspieren bij werken met de computer.
  • Soms lopend en staand werken, soms in gedwongen (gebogen) houding.