Kantoormedewerker

Kenmerken van de referentiefunctie

De kantoormedewerker komt voor in kleine en middelgrote agrarische bedrijven. De functiehouder is verantwoordelijk voor een breed pakket aan administratief-, secretarieel- en (licht) commercieel-ondersteunende werkzaamheden. Uitvoering van werkzaamheden wordt gestuurd door procedures, voorschriften en afspraken.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende
• Geeft leiding aan: niet van toepassing

Resultaat­gebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Informatie­voorziening	aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/meldingen; verwerken van binnenkomende en uitgaande informatiestromen (e-mail, post, fax) door selecteren, ordenen, registreren en verzendklaar maken; ontvangen van bezoekers door registreren van persoonsgegevens en informeren van zowel bezoeker als medewerker.	kwaliteit van informatievoorziening: juistheid, volledigheid, tijdigheid; gastvrijheid/representativiteit.
Secreta­riële en admini­stratieve onder­steuning	verrichten van werkzaamheden van secretariële aard, zoals: redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages, notities e.d. conform aanwijzingen/concepten; organiseren en regelen van bijeenkomsten en vergaderingen, opstellen van notulen; bijhouden van archieven; bijhouden van agenda en maken van afspraken; verrichten van werkzaamheden van administratieve/registratieve aard, zoals: verwerken van gegevens aan de hand van overzichten/lijsten en opstellen van overzichten; voeren van eenvoudige registraties; controleren van inkomende facturen en administratief verwerken van facturen/betalingen.	kwaliteit van uitvoering in termen van: taalgebruik; conform huisstijl; geldende procedures, regelingen; juistheid (inhoud ondersteuning); tevredenheid contactpersonen; volledigheid registraties; aantal interne correcties achteraf; tijdige verwerking.
Commer­ciële onder­­steuning	in ontvangst nemen van orders van klanten via de e-mail, telefoon, buitendienst of anderszins; nagaan van commerciële condities/afspraken, inbrengen/overzetten van orders in/naar het (geautomatiseerde) systeem; afstemmen met klant in geval van ontbrekende gegevens of afwijkingen in levering; aanmaken en verzenden van orderbevestigingen; in ontvangst nemen en registreren van klachten, opschalen van regelmatig terugkerende klachten naar de leidinggevende.	juistheid en tijdigheid orderverwerking; compleetheid orders; klanttevredenheid; doeltreffendheid klachtbehandeling.

Download

• kantoormedewerker (docx)
• kantoormedewerker (pdf)